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如何寫會議通知

發布時間: 2019-01-02 來源:


一、會議通知的概念

會議通知是會議組織者向與會者發出的告知性文書。

有些會議通知並不一定使用國家規定的文件形式發文,更多的是不相隸屬的平行單位或單位內部使用的不需要文件版頭、主題詞和文尾標誌的普通會議通知,但要求有關人員出席會議。

二、會議通知的適用範圍

任何正式召開的會議一般都要使用會議通知這一形式,來向與會人員告知會議召開的相關事項。

三、會議通知的種類

會議通知的種類主要有政府工作會議通知和經濟工作會議通知。

四、會議通知的製發機關

組織、召開會議的相關部門。

五、會議通知的格式、內容、寫法

會議通知由標題、受文者、正文組成。

(一)標題

形式:製發機關+事由+文種

如《XX市城建局關於召開舊城改造開發協調會議的通知》,用於單位內部的通知可以省去製發機關名稱。

(二)受文者

即接收通知者,受文者可以是機關、單位、部門,也可以是個人。

(三)正文

這是通知的主要部分,要求寫明的內容有:會議名稱、議題、會議的目的、會議召開的時間、地點、出席會議的人員以及對其提出的要求,報到的時間和地點、會議日程安排、會議組織者的聯係方式及其他事項。

六、會議通知的特點及撰寫注意事項

(一)會議通知的特點

1)事項齊全、有條理。會議通知對相關事項都一一告知,且條例清晰。

2)語言樸實。會議通知沒有華麗的辭藻,以最樸實、通俗的語言告知會議事項。

(二)撰寫會議通知的注意事項

1)內容要具體、確切。會議通知的作用是告知與會者有關出席會議的要求,使其有準備地按時到會。如時間、地點、會議性質,會議的接待工作、交通、住宿安排、經費等都須明確寫出。如果有的會議要進行分組討論,則還需附上分組名單。

                      原載《行政公文寫作及範例全書》

                             北京工業大學出版社 2008年版