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如何寫會議記錄

發布時間: 2019-01-25 來源:



一、會議記錄的概念

會議記錄是反映會務活動的重要材料,是傳達、貫徹、執行會議精神的依據,也是形成指導性公文的基礎。如通過對會議記錄的整理,可以將會議精神擬製出會議紀要、決定、決議等公文,下達給所屬單位貫徹執行。

二、會議記錄的適用範圍

會議記錄一般用於比較重要的會議或正式的會議,真實、全麵地反映會議的本來麵貌。

三、會議記錄的種類

根據記錄形式可分為摘要式會議記錄和詳細式會議記錄。

四、會議記錄的製發機關

一般由會議組織者指定專人記錄、整理、歸檔,以備查考和研究。會議記錄隻作為作證和資料保存,不能作為文件上傳下達。

五、會議記錄的格式、內容、寫法

會議記錄一般包括標題、會議組織情況、會議內容和簽署。

(一)標題

形式:會議名稱+文種

即《xxxx會議記錄》。如果使用的是專用的會議記錄本,“記錄”二字可以省略,隻寫會議名稱即可。

(二)會議組織情況

包括:

1)會議名稱。寫明召開會議的機關或組織、會議的屆次等。如XX學院學術委員會一九八九年第二次會議。

2)會議時間。寫明會議起止時間。

3)地點。如“XX會議室”、“XX禮堂”、“XX現場”等。

4)主持人姓名、職務。如“校黨委書記XXX”、“公司總經理XXX”。

5)出席人。指按照規定必須參加會議的人員。根據會議的性質、規模和重要程度的不同,出席人一項的詳略也會有所不同。

6)缺席人。小型會議的記錄,應寫明缺席人姓名、缺席原因;大型會議的記錄,隻需寫明缺席人數。

7)列席人。不是指會議的成員,但由於工作需要而參加會議的人。記錄時可參照出席人的記錄方式。

8)記錄人。一般要注明職務。如XX(曆史係辦公室秘書)。

這部分內容,應在主持人宣布開會之前寫好。

(三)會議的內容

這是會議記錄的主要部分。這部分內容隨著會議的進展一步步完成,沒有具體的固定模式。一般包含有以下方麵,     包括:

1)會議的議題、宗旨、目的。

2)會議報告、講話和發言。應寫明發言人姓名及發言內容。

3)會議作出的決定。

(四)簽署

散會時,主持人和記錄人應分別在會議記錄全文的右下方簽名。

六、會議記錄的特點及撰寫注意事項

(一)會議記錄的特點

1)真實性。會議記錄的記錄人員與其他文章的寫作者有一個重要的區別,那就是隻有記錄權沒有改編權。

2)原始形態性。所謂原始,就是未經整理,未經綜合。在這一點上,它跟會議簡報、會議紀要有著很大不同。會議簡報和會議紀要也是真實的,但不是原始的。雖然在內容上可以沒有太大差別,但在存在形態上,會議記錄跟會議簡報和會議紀要的差異甚大。

3)完整性。會議記錄對會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況,對領導講話、與會者的發言、討論和爭議、形成的決議和決定等內容,都要記錄下來,一般沒有太多的選擇性。

(二)會議記錄的注意事項

根據會議記錄的特點,在撰寫會議記錄時要特別注意真實性,確保真實無誤的記錄會議的精神;另外要注意完整性,不能斷章取義,要完整的記錄會議的整個過程。

 

 

                  原載《行政公文寫作及範例全書》

                       北京工業大學出版社 2008年版