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如何寫介紹信

發布時間: 2019-03-12 來源:



一、介紹信的概念

介紹信是機關團體、企事業單位的外出人員到其他單位聯係工作時所持有的一種專用書信。

使用介紹信時必須填寫被派遣人員的姓名、聯係事由、日期並加蓋公章。涉及介紹信可根據需要注明有效期限。

二、介紹信的適用範圍

適用於介紹本單位被派遣人員到外單位聯係工作、洽談業務、磋商問題、了解情況、參加學習或出席會議等。主要適用於以下情況:

學生到某單位實習或搞活動時,由所在院係開據介紹信。

國家機關人員外出調查或前往其他單位商討大事時要帶上介紹信。

一些商業單位在派人到別的單位推銷宣傳自己的產品時,也要帶上介紹信。

一些單位在同其他單位進行業務交流時,若派新書前往接洽,則需帶上介紹信。

推薦他人入學,為他人推薦工作或向他人求教問題而相互並不認識時,可寫份介紹信。

三、介紹信的種類

介紹信按其不同內容分為多種類型。但按其製作的過程和方式來分,主要有填寫式介紹信和書信介紹信兩種。

填寫式介紹信也稱印刷式介紹信,是按照一定的表格樣式印製的專用介紹信紙,使用時隻需按項目填寫。填寫式介紹信有時也稱帶存根介紹信,一般由正聯和存根聯構成,以備查考之用。

書信式介紹信是按普通書信格式開具的介紹信,使用在較特殊的場合,書寫的內容可以更詳細具體。由於不帶存根,必要時可留複印件存檔。

四、介紹信的製發機關

機關團體及企事業單位均可作為介紹信的製作主體,但機關、單位的負責人和其他個人不能開具以單位署名的介紹信。個人名義的介紹信除外。

五、介紹信的格式、內容、寫法

這裏分別介紹填寫介紹信和書信式介紹信的格式、內容、寫法。

(一)填寫式介紹信

這種介紹信有事先印製好的表格樣式,隻需簡單填寫。由正聯和存根聯構成,兩聯之間有間隔線,外出時使用正聯。這種介紹信按類別、號碼排列使用。

1、存根聯部分

由標題、介紹信字號、聯係單位、正文、日期、附項(如有效期限)等組成。可以省略結束語和署名,因為是存根,隻供本單位在必要時查考。

1)標題。文種名後用括號注明“存根”。

即“介紹信(存根)”,印在第一行正中位置。

2)介紹信字號。介紹信字號由機關規範化代字、文種代字和順序號組成,如“XX介字第X號”。印在第二行右下方,有時需填寫順序號。

3)聯係單位。填寫對方單位名稱。

4)正文。①說明持介紹信者的姓名、人數。如果是辦理重要或保密性事項的介紹信,還須注明被派遣人的職務、性別、年齡、政治麵貌等情況。②要接洽的事項和向接洽的單位或個人提出的希望。

5)日期。填寫開具介紹信時的年、月、日。

6)附項。如介紹信的有效期限等。

2、間隔線部分

存根聯與正聯之間,有一條虛線,把兩聯開分,存根聯占1/3,正聯占2/3。虛線上壓線印有漢字形式的介紹信字號,開具介紹信時要在虛線上加蓋公章,以便裁開後存根聯和正聯上各有一半介紹信字號和印章,供日後需要時進行核對。

3、正聯

由標題、介紹信字號、聯係單位、正文、結束語、署名、日期、印章、附項(如有效期限)等組成。開具時要加蓋公章。

1)標題。文種名,即“介紹信”三字,印在第一行正中位置。

2)介紹信字號(與存根聯相同)。介紹信字號由機關規範化代字、文種代字和順序號組成,如“XX介字第X號”。印在第二行右下方,有時須填寫順序號。

3)聯係單位。第二行頂格填寫對方單位、部門的名稱或負責人姓名,後加冒號。

4)正文(與存根聯相同)。①說明持介紹信者的姓名、人數。如果是辦理重要或保密性事項的介紹信,還須注明被派遣人的職務、性別、年齡、政治麵貌等情況。②要接洽的事項和向接洽的單位或個人提出的希望。

5)結束語。一般印有“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等。

6)署名、日期。開具介紹信的單位名稱,另起一行印在右下方。署名下另起一行填寫開具介紹信的年、月、日。

7)印章。在日期上加蓋公章。

8)附項。包括介紹信的有效期限等說明。例如:中國共產黨黨員組織關係介紹信,附項內注明黨費繳納等情況。

(二)書信式介紹信

用一般公文信紙書寫,可以是單位開具的,也可以帶有私人性質,如為他人推薦工作或向他人請教問題等。由標題、稱謂、正文、結束語、署名、日期等組成。

1、標題

形式:文種

即“介紹信”三字,寫在第一行正中位置。隻寫文種,不寫事由,三字之間有一定間隔。

2、稱謂

頂格寫對方單位名稱或個人稱呼,後加冒號。

3、正文

1)說明持介紹信者的姓名。辦理重要事項或保密性事項時還須注明被派遣人的職務、性別、年齡、政治麵貌等情況。

2)要聯係的事項和向聯係的單位或個人提出的希望。

4、結束語

一般寫“請接洽”、“請予協助”、“此致敬禮”等。

5、署名、日期

開具介紹信的單位名稱或個人姓名,另起一行寫在右下方。署名下另起一行寫年、月、日。

六、介紹信的特點及撰寫注意事項

(一)介紹信的特點

1)內容的說明性。介紹信是各機關、團體必備的具有說明和介紹作用的書信,起到證明持信人身份的作。收信單位從對方的介紹信裏,就可以了解來訪者的姓名、職務、來訪的事由、有什麽具體希望和要求等,以便予以接洽、幫助和支持。所以介紹信不僅有聯係雙方的作用,還有證明身份的作用。在日常工作中,它是不可缺少的一種專用書信,各單位應根據本部門的具體業務情況,備有必須要的介紹信,以便隨時應用。

2)製作主體的特定性。隻有法定單位及其負責人有權作為介紹信的製作主體,單位負責人不能以個人名義對外使用介紹信,其他個人也不能借用本單位或外單位名義開具介紹信。

3)作用的時效性。介紹信隻在有限期限內發揮作用,過期則失去效用。

(二)撰寫、開具介紹信的注意事項

1)要如實填寫介紹信各項內容,且與持介紹信者的姓名、身份一致。

2)無論是填寫式介紹信還是書信式介紹信,接洽和聯係事項必須填寫清楚,且簡明扼要。

3)重要的書信式介紹信要留存複印件,填寫式介紹信存根聯與正聯的內容必須完全一致,開具人要認真核對,並經領導過目或存根上簽字,以示慎重負責。

4)書寫工整,不得塗改。否則必須在塗改處加蓋公章。

5)不得開具蓋章空白介紹信。實踐中,有的人借口外出辦事方便,事先開具數張不填寫時間,但卻加蓋有公章的介紹信,這不符合有關文書管理規定,應當堅決杜絕。

 

 

 

                        原載《行政公文寫作及範例全書》

                                           北京工業大學出版社 2008年版