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如何寫證明信

發布時間: 2019-03-21 來源:


一、證明信的概念

證明信是黨政機關、社會團體、企事業單位證明某人或某件事情的真實情況時所使用的一種專用書信。證明信對所證明的人和事負有一定的法律和政治責任。個人對有關人和事所出具的證明材料如果未經單位、組織確認其效力並加蓋公章,一般不具有證明信的作用,隻能作為參考。

證明信具有憑證性質。他可以證明某人的身份、經曆、學曆、職務、職稱、婚姻狀況、健康狀況等等,還可以證明事情的真實性,是機關日常公務活動中經常使用的一種應用文體。證明信有時也叫“證明”或“證明書”。

二、證明信的適用範圍

證明信用於證明某人身份、經曆或事情的真相。一般由單位負責人或文書來寫,熟悉情況的個人也可出具。具體來講,證明信適宜於下列一些情況:

1)某人要入黨入團,組織在進行調查時,原單位或有關人員要為其寫出證明信。

2)有些真相模糊不清的曆史事實或事件,由於被人歪曲,而當時親身經曆的人寫出證明以澄清事實。

3)在公安機關尋求某些案件的目擊者時,當時在場的群眾寫出證明信,以說明案發時的真實情況。

4)個人在為單位辦理某些事項,或個人由於具體情況而必須向單位作出解釋說明時,也可以請有關人員出具證明。

三、證明信的種類

(一)根據出具者的身份分

1、單位或組織的證明信

是以單位或組織的名義出具的證明信。這種證明信所依據的材料來自人事檔案或調查研究,所以可靠性和準確性都比較高。一般由單位負責人或文書根據真實檔案或調查材料,來組織書寫,篇幅可長可短,視具體情況而定。

以組織名義發出的印刷式的證明信則是一種較方便的、事先把格式印好,隻需填進主要內容的一種證明信。這種證明信一般留有存根,以備日後查考,是一種較為正規的證明信。

2、個人證明信

是通過組織要求,由個人出具證明材料,然後由組織對材料的證明力加以確認的證明信。盡管這類證明信的具體內容由個人負責,但它必須通過組織介紹到個人,由個人寫好後再經組織簽署意見並加蓋公章,才具有參考價值,否則對方可以不予回複。個人證明信在使用時須參考其他材料,綜合地進行分析、鑒別。個人所寫的證明信一般都以個人名義、采用書信體格式。個人證明信是經組織確認效力並加蓋公章的證明信,它也屬於公務文書。

(二)根據證明信的內容分

身份證明信、學曆證明信、結婚證明信、事件證明信等。

(三)根據證明信的用途分

1、存檔證明信

是作為情況證明後又作為材料歸入檔案長期保存的證明信,這類證明信對一個人的某一情況或對事情性質的確認者具有舉足輕重的作用。

2、丟失證件證明信

是單位或有關部門為證明某職工、某學生、某公民丟失證件情況屬實而出具的證明信,一般證件取回,或某件事情辦理完畢,證明信就被對方收存處理,並同時失效。

3、攜帶式證明信

是單位出具的、作為隨身攜帶用以證明身份或情況的證明信,這種證明信在尾部注明有效期,過期即自然失效。

(四)根據證明信開具方式分

公文式、書信式、便條式等。

四、證明信的製發機關

黨政機關、社會團體、企事業單位和個人都可是製作證明信的主體。

具體到證明信的內容,開具證明信要有相應的資格,如公民的戶籍、地址,要由負責戶籍登記管理的當地公安機關證明;商業經營的合法性,由負責企業登記管理的工商行政管理部門證明;學曆、文憑要由有資格頒發證書的單位證明。並不是誰願意證明什麽事項都可以出具證明信。

五、證明信的格式、內容、寫法

不論是哪種形式的證明信,其結構都大致相同,一般都由標題、稱謂、正文、結束語、落款等構成。

(一)標題

形式一:文種

即“證明信”或“證明”,寫在第一行正中位置。字與字之間有一定間隔。

形式二:事由+文種

一般也寫在第一行正中。如“關於XX同誌XX情況(或問題)的證明”。

(二)稱謂

第二行頂格寫上受文單位名稱或受文個人的姓名稱呼(或職務),後加冒號。

有的攜帶證明信沒有固定的受文者,可以不寫稱謂,而是在正文前用公文引導詞“茲”引起正文內容。可以在備注項注明“本證明信由持證人攜帶,與身份證同時使用”。

(三)正文

下移一行空兩格書寫。如果是根據對方來函開具的證明信,可寫“根據你單位函件(XX字〔2005X號)要求,現將有關問題證明如下”。

1)存檔證明信。主要根據對方來函要求證明的問題書寫,緊扣主題,不涉及其他無關內容。如對方要求證明“XX同誌是否在你單位工作過,期間有無重大問題”,正文則可寫“XX同誌19925月至20048月在我單位任基建科科長,期間沒有任何重大問題”。如果對方調查“XX同誌在你單位的政治思想、道德品質、工作、學習情況”,正文可針對以上幾方麵說明,不需涉及曆史或家庭問題。如對方調查某個事件,則需要寫清有關人員的姓名、身份、事件發生的時間、地點、參與人的活動及表現,敘述事件的前因後果,不得含糊其辭,也就是要寫清人物、事件的本來麵目。

2)丟失證件證明信。正文內容一般為人名、時間、地點、丟失證件情況,並寫上丟失證件的編號。

3)攜帶證明信。正文內容一般包括姓名、性別、年齡、身份、職務、外出地點、外出目的(如出差、探親、旅遊等)。這種證明信內容比較固定,因此常常設計、印製為固定格式,使用時隻需簡單填寫。印製好的證明信也稱填寫式證明信,一般一式兩聯,標題下有發文序號,開具時要同時在正聯和間隔線上加蓋公章。

(四)結束語

正文寫完後,另起一行,頂格寫上“特此證明”四個字,不加標點。也可直接在正文結尾處寫出,後加句號。

(五)落款

落款即署名和成文日期。在正文的右下方寫上證明單位或個人的姓名稱呼,成文日期寫在署名下另起一行,然後由證明單位或證明人加蓋公章或簽名、蓋私章,否則證明信將是無效的。

六、證明信的特點及撰寫注意事項

(一)證明信通常具有的特點

1)出具者的資格性。證明信的出具者首先要有證明某人、某事的資格,這種資格關係到證明的實際效力。不具備合法的證明身份,不能出具證明信。

2)證明的合法性。在證明者具備合法的證明資格的基礎上,證明的行為也必須合乎法律、法規的規定,不能出偽證。

3)證明的憑證性。證明信的作用貴在憑證性,是受文機關辦理有關事務的依據,一般還要歸檔被查。

4)書信體的格式特點。證明信是一種專用書信,盡管有好幾種形式,但它的寫法同書信的寫法基本一致,它大部分采用書信體的格式。

(二)撰寫、開具證明信的注意事項

1)內容真實可靠。撰寫證明信必須具有高度負責的精神和實事求是的態度,證明信內容必須真實可靠,不能有絲毫的虛假成分。

2)語言準確、簡明扼要。針對需要證明的問題用明確具體的語言表述,突出重點,詳略得當。一般不涉及對方來人來函沒有提出的問題。

3)書寫格式規範、必備項目齊全。證明信不能用鉛筆、紅色筆書寫,若有塗改,必須在塗改處加蓋公章。證明信必須有存根、登記。

4)以個人名義出具的證明信,要寫明證明人的政治麵貌、工作情況等,以便證明信的審閱者了解證明人的情況,從而鑒別證明材料的真偽與可信程度。個人所寫的證明信的內容如果本人不太熟悉,應加注“僅供參考”的提示性文字。因為證明信有時是作為結論性證據的,所以要嚴肅認真、言之有據。

5)對於隨身攜帶的證明信,一般要求在證明信的結尾注明有效時間。



                原載《行政公文寫作及範例全書》

                                      北京工業大學出版社 2008年版